COFNODION CYFARFOD CYHOEDDUS RHWNG CYNGOR CYMUNED HARLECH A THRIGOLION HARLECH YN YR HEN LYFRGELL, HARLECH AM 7.30 O’r GLOCH 04.09.23
YMDDIHEURIADAU
Cyng. Emma Howie a Huw Jones.
PRESENNOL
Cyng. Edwina Evans (Cadeirydd), Christopher Braithwaite (Is-Gadeirydd), Tegid John, Ceri Griffiths, Gordon Howie, Rhian Corps, Thomas Mort, Wendy Williams, Martin Hughes, a’r Cyng. Annwen Hughes a Gwynfor Owen (Cyngor Gwynedd),
Cwestiwn – rwy’n deall na chafodd y Cynghorwyr wybod am y sgam gan y Clerc tan fis Ionawr (mwy na phythefnos wedi’r sgam). Rwy’n deall ymhellach fod ymateb y Clerc i’r Gwasanaeth Adrodd Democratiaeth Leol (BBC) “y deliwyd â’r mater. . . ac na fydd trafodaeth bellach” yn cael ei hanfon at y gohebydd heb ymgynghori gyda’r Cyngor. Mae’n ymddangos bod y Clerc yn gwneud penderfyniadau ar ei phen ei hun. Ai dyma’r achos?
Ateb – Rhoddodd y Clerc wybod i’r Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd cyn gynted ag y digwyddodd, cysylltodd hefyd â’r banc, twyll gweithredu a chwmni yswiriant y Cyngor ac wrth i’r Nadolig agosáu penderfynodd roi gwybod i’r Cynghorwyr eraill yng nghyfarfod mis Ionawr. Ymgynghorodd y Clerc â’r Cadeirydd cyn rhoi ei hymateb i’r BBC ac nid yw’r Clerc yn gwneud penderfyniadau ar ei phen ei hun heb ymgynghori â’r Cadeirydd. Nid wyf yn anghytuno â honiad y Clerc ei bod wedi rhoi gwybod i mi am hyn ym mis Rhagfyr ond dywedodd wrthyf gartref yn fy nghegin tra roedd fy nheulu yno ac nid wyf yn ei gofio. Pe bawn i wedi gwybod cyn cyfarfod mis Ionawr, ni fyddwn wedi ymateb yng nghyfarfod y Cyngor ym mis Ionawr fel y gwnes i. Mae Annwen yn gwybod sut dwi’n teimlo’. Cadarnhaodd nad oedd yn awdurdodi’r taliad. Roedd hi’n gwerthfawrogi y dylai pobl ymateb. Mae hyn wedi bwrw cysgod dros ei thymor fel Cadeirydd a’r Cynghorwyr eraill hefyd. Dywedodd y Clerc wrth y gohebydd LDRS bod y mater wedi cael ei ddelio ag ef ac na fyddai’n cael ei drafod ymhellach, heb gysylltu ag unrhyw un arall. (Nododd Giles Bentham fod y Cambrian News wedi bod yn ceisio cysylltu â’r Clerc heb unrhyw lwyddiant]
Cwestiwn – Cofnodion yw cofnod o gyfarfod, felly pam mae cofnodion Cyfarfod y Cyngor ar 5ed o Rhagfyr 2022 anfonebau cofnodi sydd angen taliad o £9000 i Oluwafemi Odunuga, er na dderbyniwyd yr anfonebau tan wythnos yn ddiweddarach? Gallai rhywun dybio o’r cofnodion hynny fod y Cyngor wedi cymeradwyo’r anfonebau am dâl. Roedd yn feirniadol o gynghorwyr am beidio sylwi ar hyn pan wnaethon nhw dderbyn y cofnodion ym mis Ionawr.
Ateb – Ychwanegodd y Clerc y taliad o £9,000 i’r cofnodion hyn er mwyn cadw’r taliadau ar gyfer Rhagfyr gyda’i gilydd ac fe arwyddwyd y cofnodion hyn fel cofnod cywir yng nghyfarfod Ionawr. Tynnodd yr Archwilydd Mewnol sylw’r Clerc at hyn yn ei hadroddiad ond ni wnaeth sylw pellach.
Cwestiwn: Beth oedd yr ymgynghorydd i fod yn ei wneud?
Ateb: Ymatebodd y Cynghorydd Christopher Braithwaite ei fod wedi bod mewn trafodaethau ynglŷn â chael arbenigwyr i mewn. Nid yw’n anghyffredin i sgamwyr anfon ‘anfonebau ymgynghori’ gan obeithio y byddent yn cael eu talu. (Nododd Giles Bentham fod y Clerc pan dalodd y ‘anfoneb’ gyntaf o £4500 yn tybio ei fod yn ymwneud â’r cae chwarae. Fodd bynnag, fe’i talwyd heb gymeradwyaeth y Cyngor. Yna dywedodd y sgamiwr fod ail ‘anfoneb’ o £4500, a dalodd hefyd. )
Cwestiwn – A fu cyfaddefiad o gamgymeriad a/neu ymddiheuriad gan y Clerc am ei gweithred o dalu £9000, o flaen llaw, am waith amhenodol a heb geisio cymeradwyaeth, gan y Cyngor.
Ateb – Mae’r Clerc eisoes wedi derbyn cyfrifoldeb llawn am ei gweithredoedd ac mae hefyd wedi ymddiheuro am hyn. Nododd y Cadeirydd ei bod wedi ymddiheuro i unrhyw un sydd wedi gofyn. Roedd hi’n meddwl bod y gymuned yn haeddu ymddiheuriad a bod y a bod yn rhaid i’r Cyngor ymchwilio i’r mater yn llawn. Bydd hyn bob amser yn staen ar ei 2 flynedd fel cadeirydd.
Cwestiwn cyffredinol: Cwestiynau cyffredinol am weithdrefnau ac ati, gan gynnwys cael o leiaf 3 dyfynbris.
Atebion: Dyfyniadau sydd eu hangen ar gyfer eitemau dros £500 (nododd Christopher Braithwaite nad oedd cwmni’r sgamiwr ar ei restr o gyflenwyr ar gyfer chwarae cae)
(Nododd Robin Emerson fod gan anfonebau’r sgamiwr gyfeiriad Swydd Efrog, ond rhif ffôn Cernyw)
Mae’r Clerc bellach wedi cysylltu â’r Ombwdsmon Ariannol ac mae HSBC wedi ailagor yr achos. Felly fe groesodd bysedd y bydd ad-daliad yn cael ei wneud. Dywedodd iddi fynd i gangen leol HSBC ym Mhorthmadog yn syth, ond doedden nhw ddim yn gallu gwneud unrhyw beth. Dywedodd ei bod yn credu ei bod wedi bod yn derbyn e-byst gan Christopher Braithwaite [nodyn bod twyllwr wedi clonio cyfeiriad e-bost CR]. (Nododd Robin Emerson hefyd nad oedd unrhyw beth yng nghynnwys yr anfoneb i ddangos bod y sgamiwr yn gwybod eu bod yn delio â Chyngor Cymuned Harlech)
Cwestiwn – Adroddiadau archwilio, a fyddan nhw’n cael eu cyhoeddi?
Ateb – Byddant, yn dal i ddisgwyl am yr archwiliad allanol.
Cwestiwn: Hyfforddiant ymwybyddiaeth sgam?
Ateb: Mae angen edrych i mewn
Cwestiynau: A yw’r gweithdrefnau wedi’u tynhau?
Ateb: Cytunodd y Cadeirydd bod yn rhaid i ni edrych i mewn i’n gweithdrefnau. Dywedodd y
Clerc fod y gweithdrefnau wedi cael eu tynhau. Mae’n rhaid i daliadau gael eu prosesu gan un Cynghorydd a’u cytuno gan un arall ac yna eu talu gan y Clerc.
Cwestiwn: Mae diffyg tryloywder. Dylai taliadau gael eu rhoi ar Facebook.
Ateb: Nid yw’n briodol rhoi taliadau ar Facebook.
Ni ddarllenwyd y cwestiynau a’r atebion canlynol yn y cyfarfod, gan nad oedd y sawl a gyflwynodd y rhain yn bresennol, ond maent wedi’u rhestru isod ar gyfer cyflawnrwydd.
Cwestiwn — Ymholiadau polisi a phrosesau
1.Ôl cydnabyddiaeth y sgam a ddiweddarodd y polisi a’r gweithdrefnau i sicrhau nad yw hyn byth yn digwydd eto? Cafodd y Gofrestr Risg ei diweddaru gan y Cynghorwyr mewn cyfarfod llawn o’r Cyngor, ond nid y polisi a’r gweithdrefnau.
2. Pa ddyddiad gawson nhw eu diweddaru? 9.1.23 ar gyfer y Gofrestr Risg
3. Pwy wnaeth eu harwyddo i ffwrdd? Cadeirydd y Cyngor ar gyfer y Gofrestr Risg
4. Os byddai y Cyngor Cymuned, a gawsant ddealltwriaeth glir a manwl o’r newidiadau/copïau polisi i’w darllen cyn y cyfarfod er mwyn sicrhau eu bod yn cael gwybod eu bod yn gallu cymeradwyo? Oeddan nhw ar gyfer y Gofrestr Risg
5. A yw’r aelodau’n ymwybodol eu bod yn gallu cael gafael ar wybodaeth/arweiniad gan Un Llais Cymru i helpu i wneud penderfyniadau gwybodus? Yndyn, ond dim ond y Clerc a’r Cadeirydd sydd â mynediad at y cyfrinair a pholisi Un Llais Cymru yw hwn. . Fodd bynnag, mae llawer iawn o wybodaeth ar y wefan yn hygyrch heb fewngofnodi.
6. A oedd y newidiadau wedi eu nodi ym munudau’r mis nesaf gyda rheswm dros newidiadau? Ie ar gyfer y Gofrestr Risg ym munudau mis Ionawr.
7. Os cymeradwywyd y polisi a’r gweithdrefnau gan ffynhonnell allanol pwy oedd yn eu cymeradwyo ac a oedd tâl am y gwasanaeth? Ddim yn amodol ar gael ei gymeradwyo gan gorff allanol
8. Pa ddyddiad a roddodd y Clerc wybod i’r Cadeirydd am y taliad twyllodrus a sut? Mae hyn eisoes wedi’i ateb fel rhan o’r ymateb i’r cwestiwn cyntaf uchod.
9. Pam roedd y Clerc yn teimlo ei bod hi’n arfer arferol ôl-ddyddio cofnodion mis Rhagfyr 2022 i gynnwys y swm sgam oedd yn aros i gael ei dalu pan nad oedd y sgam wedi digwydd. Awgrymodd fod aelodau’r cyngor wedi cael gwybod am y swm i’w gymeradwyo. Ar ben hynny, dim ond y fersiwn Saesneg oedd wedi’i newid. Ni chafodd cofnodion cyfarfod Rhagfyr 2022 eu hôl-ddyddio, ychwanegodd y Clerc y taliad o £9,000 i’r cofnodion hyn ar ôl i’r cyfarfod gael ei gynnal.
Rôl y Clerc/Trysorydd
1.Beth yw’r Clerc / Rolau a chyfrifoldebau Trysorydd o fewn y Cyngor / disgrifiad swydd. I gyflawni gwaith y Cyngor ac mae contract wedi’i lofnodi yn manylu ar y cyfrifoldebau
2. Pa hyfforddiant mae’r Clerc wedi ei dderbyn i fod yn fedrus yn rôl y cyfrifoldeb? Dysgu o brofiad o ddydd i ddydd a chyfarfod â Chlercod eraill y Cyngor sy’n Aelodau o’r SLCC
3. A wnaiff y Clerc / Trysorydd gytuno i fynychu sesiynau hyfforddi i wella sgiliau a’r diffyg gwybodaeth cyfrifeg/cadw llyfrau i sicrhau bod y cyfrifon yn gywir. Bydd y Clerc yn mynychu sesiynau hyfforddi maes o law ond mae ganddi sicrwydd gan yr Archwilydd Mewnol bod popeth yn cael ei wneud yn gywir
4. A wnaiff y Clerc dderbyn cyfrifoldeb llawn am beidio â dilyn y broses a’r weithdrefn ac yn cyfaddef nad oedd y Cynghorwyr yn gwybod ar unwaith ei chamgymeriad a difrifoldeb ei gweithredoedd. Mae’r Clerc eisoes wedi derbyn cyfrifoldeb llawn am ei gweithredoedd a’r ffaith nad oedd y Cynghorwyr (ar wahân i’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd) yn gwybod am hyn ar unwaith.
5. Mae angen cadarnhad nad oes gan y Clerc reolaeth o’r banc yn unig. Nid oes gan y Clerc reolaeth llwyr dros y banc gan fod materion bellach wedi’u rhoi ar waith i ddelio â hyn.
6. Sicrwydd bod gan y Cyngor bellach ddau lofnod cyfrif awdurdodedig ychwanegol ac mae ganddo fob unigol (teclyn mynediad i gyfrifon ar-lein) a all weithredu ac awdurdodi taliadau. Bydd angen edrych ar y mater hwn