COFNODION PWYLLGOR ARIANNOL CYNGOR CYMUNED HARLECH A GYNHALIWYD YN YR HEN LYFRGELL, HARLECH AM 7.30 O’R GLOCH 08.01.24 – DRAFFT
COFNODION DRAFFT
COFNODION PWYLLGOR ARIANNOL CYNGOR CYMUNED HARLECH A GYNHALIWYD YN YR HEN LYFRGELL, HARLECH AM 7.30 O’R GLOCH 08.01.24
YMDDIHEURIADAU
Cyng. Thomas Mort, Huw Jones, Emma Howie a Gwynfor Owen (Cyngor Gwynedd).
PRESENNOL
Cyng. Edwina Evans (Cadeirydd), Christopher Braithwaite (Is-Gadeirydd), Ceri Griffiths, Gordon Howie, Tegid John, Rhian Corps, Martin Hughes, Giles Bentham, Wendy Williams, a’r Cyng. Annwen Hughes (Cyngor Gwynedd).
‘Roedd 7 aelod o’r cyhoedd yn bresennol i ofyn cwestiynau ag i gael atebion ynglyn ar twyll a ddigwyddodd i’r Cyngor mis Rhagfyr 2022. Mae copi o’r cwestiynau a ofynwyd ynghyd ar atebion ynghlwm i’r cofnodion hyn.
Croesawodd y Cadeirydd y Cyng. Giles Bentham i’w gyfarfod cyntaf o’r Cyngor a dymunodd y gorau iddo at y dyfodol. Fe arwyddwyd dogfen Datganiad Derbyn Swydd gan y Cyng. Bentham ar gychwyn y cyfarfod.
Adroddiad a dderbyniwyd gan yr Archwiliwr Allanol
Adroddodd y Cadeirydd bod angen trafod yr adroddiad a dderbyniwyd gan yr Archwiliwr Allanol ynglyn ar scam a ddigwyddodd i’r Cyngor yn mis Rhagfyr 2022. ‘Roedd adroddiad wedi ei dderbyn gan yr Archwiliwr Allanol a oedd yn datgan oherwydd yr hyn oedd wedi digwydd bod angen i’r Cyngor fod yn mwy gofalus wrth wneud taliadau ar lein ac adroddwyd bod camau i wneud hyn yn fwy diogel wedi eu cymryd yn barod. ‘Roedd y Cyngor yn cytuno hefo’r hyn oedd wedi ei nodi yn camau nesaf yr adroddiad sef a yw’r adroddiad yn ei gwneud yn ofynnol iddo gymryd unrhyw gamau – a cytunodd yr Aelodau i ofyn am farn arbennigwr anibynnol i ymchwilio ar ran y Cyngor a chynghori ar gamau priodol, gan gynnwys cyfweld â’r bobl dan sylw’.
• a yw’r argymhellion yn yr adroddiad i’w derbyn – a cytunodd yr Aelodau i dderbyn yr argymhellion yn yr adroddiad
• pa gamau (os o gwbl) i’w cymryd mewn ymateb i’r adroddiad a’r argymhellion – trafododd yr Aelodau pa gamau i’w cymryd ag fe wnethpwyd sylwadau ynghylch yr argymhellion o pwynt R1 i R5 ag hefyd eisiau datgan bod pwynt R4 a R5 heb ei cwblhau eto ond eu bod yn waith ar y gweill.
COFNODION
Derbyniwyd cofnodion o gyfarfod Rhagfyr 4ydd 2023 fel rhai cywir.
MATERION YN CODI O’R COFNODION
Gofynodd y Cyng. Martin Hughes a’i ddim ond am y flwyddyn hon yn unig oedd y Cyngor wedi talu i Mr. Owen Brown i gynnal y wefan.
MATERION YN CODI
Panel Cyfrifiad Annibynnol
Adroddodd y Clerc bod yn rhaid arwyddo ffurflen gan bob Cynghorydd ynglyn ar uchod eto eleni. Mae angen rhestru bob rheol sydd yn cael ei mabwysiadu yn cofnodion y Cyngor ag os bydd rheol taliadau ar gyfer costau yn cael ei mabwysiadu bydd angen i’r Cynghorwyr sydd DDIM am hawlio costau arwyddo ffurflen yn datgan hyn. Ar ol trafodaeth cytunwyd i fabwysiadu y rheol taliadau ar gyfer costau eto eleni a cytunwyd bod pawb oedd eisiau hawlio costau yn gwneud hynny ond ei fod yn bwysig bod pawb yn ei anfon yn nol i’r Clerc ar ol ei cwblhau.
Cynllun Cyllideb
Dosbarthwyd copiau o’r uchod yn dangos y gwahaniaethau yn y gwariant a oedd wedi cael ei wneud i fyny hyd at y 31ain o Ragfyr 2023 ers dechrau Ebrill 2023 a beth oedd wedi cael ei glustnodi yn y cynllun cyllideb hyd at diwedd mis Rhagfyr i bob aelod oedd yn bresennol. Adroddwyd bod £76,093.20 (a oedd yn cynnwys costau banc) wedi cael ei wario ers cychwyn y flwyddyn ariannol newydd a bod hyn yn £3,301.94 o wariant yn fwy na oedd wedi cael ei glustnodi yn y gyllideb am y flwyddyn. Aeth yr aelodau drwy y gwahaniaethau yn y gwariant a oedd wedi cael ei wneud a beth oedd i lawr ar y cynllun cyllideb fesul un. Cytunwyd i dderbyn yr uchod.
Polisi Asesiad Risg Ariannol y Cyngor
Dosbarthwyd copiau o’r uchod i bob aelod a oedd yn bresennol a gafodd bob eitem a oedd arno ei drafod arwahan. Penderfynwyd derbyn y polisi hwn. Cytunwyd i ychwanegu y cwrt tenis i’r polisi hwn.
Prosiectau y Cyngor 2024/25
Adroddodd y Clerc ei bod wedi rhoid yr uchod ar yr agenda er mwyn cael rhyw syniad o brosiectau a fyddai angen sylw yn ystod y flwyddyn ariannol newydd ag hefyd er mwyn cynnwys amcangyfrif o’r gost yn y gyllideb a cytunwyd i restru y canlynol – cynnal a chadw y parciau chwarae a gosod ffens newydd a matiau £45,000, offer chwarae newydd £15,000, seddi £2,000, llochesi bws £7,000, goleuadau nadolig £6,000, cwrt tenis £2,500, rhandiroedd £3,000, llwybr natur £2,500, gwefan y Cyngor £1,500, Cyfeillion Ysgol Tanycastell £3,000, Cylch Meithrin Harlech £2,000, archebu tir Penygraig a chostau cyfreithiol £3,500, gardd gymunedol blodau gwyllt £500.
HAL
Adroddodd y Cyng. Martin Hughes ei fod wedi mynychu y cyfarfod rhwng Cynghorau Cymuned yr ardal yn neuadd bentref Llanbedr ar y 18ed o’r mis hwn ag ‘roedd yr Is-Gadeirydd wedi ymddiheuro na fyddai yn gallu mynychu y cyfarfod hwn. ‘Roedd trafodaeth wedi bod ynglyn a cario ymlaen i dalu cyfraniad ariannol i HAL ar ol diwedd mis Mawrth eleni a bod datganiad wedi cael ei greu a bod y Cynghorwyr wedi cytuno bod Clerc bob Cyngor yn anfon hon allan i bob Cynghorydd a gofyn iddynt bleidleiso erbyn nos Iau yr 21ain gyda’i penderfyniad, ‘roedd yr e-bost a anfonwyd at bob Cynghorydd gyda chopi o’r datganid yn gyfrinachol a datganwyd bod Aelodau y Cynghorau eraill yn datgan siom bod y wybodaeth hon wedi cael ei datgelu i aelod o Fwrdd HAL ag oherwydd hyn eu bod o’r farn bod y Cynghorydd hwn wedi torri Cod Ymddygiad y Cyngor. ‘Roedd y Clerc wedi anfon copiau o gyfrifon HAL i fyny at ddiwedd mis Tachwedd y llynedd i bob Aelod ac hefyd adroddodd bod cyfarfod arall yn mynd i gael ei gynnal rhwng Cynghorau Cymuned yr ardal yn neuadd bentref Llanbedr ar y 14eg o Chwefror ag hefyd bod cyfarfod rhwng y Cynghorau Cymuned a HAL yn cael ei gynnal ar y 18ed o’r mis hwn. Ar ol trafodaeth cytunwyd i gario ymlaen yn i dalu cyfraniad i HAL am y flwyddyn ariannol 2024/25.
Cyllideb y Cyngor am y flwyddyn 2024/25
Dosbarthodd y Trysorydd gopiau o gyfrifon y Cyngor i fyny at y 31ain o Ragfyr 2023 i bob aelod er mwyn iddynt gael gweld beth oedd y sefyllfa ariannol. Fe gafwyd trafodaeth ynlgyn ar mater uchod a penderfynwyd fod amcangyfrif o’r gwariant canlynol gan y Cyngor am y flwyddyn ariannol nesa – insiwrant y Cyngor £2,000, cyflog y Clerc £2,200, costau y Clerc £1,800, costau swyddfa £500, treth ar gyflog y Clerc £440, Cyfrifydd y Clerc £216, cyfraniadau £5,000, Hamdden Harlech ac Ardudwy £21,896.95 , pwyllgor neuadd Goffa £2,000, pwyllgor Hen Lyfrgell £2,000, Cyfeillion Ysgol Tanycastell £3,000, Cylch Meithrin Harlech £2,000, costau fynwent £3,500, torri gwair y mynwentydd £2,000, torri gwair y llwybrau £2,500, torri gwair cae chwarae Brenin Sior £2,000, Llwybr Natur Bron y Graig £2,500, Dwr Cymru £900, biniau halen £400, goleuadau nadolig £6,000, meinciau £2,000, gwagio biniau caeau chwarae £1,000, cynnal a chadw y parciau chwarae £45,000, offer chwarae newydd £15,000, llochesi bws £7,000, cwrt tenis £2,500, archwiliad y parciau chwarae £324, cynnal a chadw toiled ger y Neuadd Goffa £8,000, cyfraniad i gadw toiledau cyhoeddus yn agored £10,000, Un Llais Cymru £350, llogi ystafell bwyllgor £250, gwefan y Cyngor £1,500, treth cwrt tennis £120, archwilwyr £3,000, gardd gymunedol blodau gwyllt £500, tir Penygraig £3,500, amrywiol £1,000, cynnal a chadw gwahanol eitemau £500, costau banc £150.
Precept y Cyngor am y flwyddyn 2024/25
Fe dderbyniwyd llythyr gan Gyngor Gwynedd ynglyn ar mater uchod. Ar ol trafod y gyllideb a rhagweld beth fyddai gwariant y Cyngor am y flwyddyn ariannol nesa, penderfynwyd gadael y precept ar £70,000.
Cytunodd yr Aelodau i gadw mwy o arian wrth gefn er mwyn cael diogelu HAL os byddai rhai Cynghorau yn tynnu allan o’r cynllun precept ag hefyd bod ansicrwydd gyda costau yr Archwilwr Allanol yn enwedig am y flwyddyn ariannol diwethaf 2023/24 ag mentrau potensial Ardal Ni.
RHYBUDD O GYNNIG
Adroddodd y Clerc ei bod wedi derbyn Rhybudd o Gynnig gan y Cyng. Martin Hughes yn unol a Rheol Sefydlog 9 yn
gofyn i Gyngor Cymuned Harlech gydnabod gwerth pwll nofio Harlech ar gyfer iechyd, diogelwch a lles pobl Harlech ac Ardudwy gan gynnwys cenedlaethau’r dyfodol. Felly, mae’n ymrwymo i:
a) Weithio gyda bwrdd Hamdden Harlech ac Ardudwy i sicrhau dyfodol hir dymor y pwll nofio;
b) Cyllid grant HAL ar y lefel gyfredol am 12 mis arall tan 31ain Mawrth 2025;
c) Galw ar Gynghorau Cymuned eraill Ardudwy i gynnal eu cyllid ar y pryd ar y lefel bresennol am 12 mis arall tan 31ain Mawrth 2025.
Mae hefyd yn cynnig datblygu Cytundeb Lefel Gwasanaeth rhwng HAL a’r Cynghorau Cymuned, er mwyn egluro’r berthynas rhyngddynt a lefelau’r gwasanaeth yn y dyfodol.’
Datganodd y Cyng. Martin Hughes ei fod yn tynnu y cynnig uchod yn nol oherwydd bod y Cyngor wedi cytuno i helpu HAL.
ADRODDIAD Y TRYSORYDD
Adroddodd y Trysorydd bod £5,664.47 yn y banc, £91,913.05 yn y cyfrif wrth gefn.
Anfonebau angen eu talu ers y cyfarfod diwethaf
Cyllid a Thollad – £110.00 – treth ar gyflog y Clerc
Archwilio Cymru – £200.00 – archwiliad allanol 2020/21
Tindle Newspapers – £359.00 – rhybudd adroddiad archwiliad allanol
Un Llais Cymru – £38.00 – hyfforddiant Cynghorydd 6.12.23
Pwyllgor Hen Lyfrgell – £177.00 – llogi ystafell bwyllgor am y flwyddyn
Derbyniadau ers y cyfarfod diwethaf
Cyllid a Thollad – £139.00 – ad-daliad T.A.W.
Cyllid a Thollad – £1,851.60 – ad-daliad T.A.W.
Ceisiadau am gymorth ariannol
Hamdden Harlech ac Ardudwy – £1,750.00 – cynnig precept (taliad misol)
Fe gafodd y taliadau uchod eu prosesu gan, y Cyng. Gordon Howie a wnaeth y Cyng. Ceri Griffiths gymeradwyo’r taliadau ag fe roddwyd ganiatad I’r Clerc/Trysorydd I’w talu ar lein neu drwy siec ar ddiwedd y cyfarfod.
MATERION A DRAFODWYD AR OL Y PWYLLGOR CYLLID
CEISIADAU CYNLLUNIO
Codi annedd ar wahân a garej driphlyg ar wahân gyda llety llawr cyntaf, ynghyd â draeniad, mynediad a thirlunio cysylltiedig – Tir I’r gogledd o Ystad Pencerrig, Ffordd Uchaf, Harlech (NP5/61/52E)
Cefnogi y cais hwn.
Codi estyniad ochr deulawr, estyniad cefn unllawr, a garej/storfa gardd ar wahân – 23 Ystad Castell Morfa, Harlech (NP5/61/660)
Cefnogi y cais hwn.
GOHEBIAETH
Llywodraeth Cymru
Wedi derbyn llythyr gan yr uchod yn hysbysu y Cyngor mae y swm priodol o dan Adran 137(4)(a) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, Gwariant Adran 137 y Terfyn ar gyfer 2024/25 fydd £10.81 yr etholwr. Adroddodd y Clerc y rhif o diweddaraf o etholwyr sydd genni yw 1,140 ag felly mae gan y Cyngor hawl i gyfranu hyd at £12,323.40 i gyrff allanol.
Cyngor Gwynedd – Adran Priffyrdd
Wedi derbyn llythyr gan yr Adran uchod yn hysbysu y Cyngor bydd Tim Tacluso Ardal Ni yn ymweld ar ardal rhwng y 15ed ar 19ed o’r mis hwn.
Cyngor Gwynedd – Adran Amgylchedd
Wedi derbyn llythyr gan yr uchod yn hysbysu y Cyngor bydd ffordd Twtil yn cau ar yr 16eg o’r mis hwn er mwyn adfer polyn diffygiol a gweithgareddau ceblau ar ran BT Openreach.
ARWYDDWYD…………………………………………..Cadeirydd
DYDDIAD…………………………………………………. 4.